Ce se întâmplă când o companie investește constant în marketing, dar nu știe exact câți clienți îi aduce această investiție?

Este o situație mai frecventă decât pare. Există campanii Google Ads, postări pe social media, furnizori care livrează servicii și facturi care se plătesc lunar. Activitatea există, însă legătura dintre bugetul investit și rezultatele comerciale este greu de demonstrat.

Am întâlnit această situație într-o companie românească de servicii B2B, lider regional în domeniul său, cu un ciclu de vânzare de aproximativ două-trei luni.

În decembrie 2025, am realizat un audit de marketing. În următoarele șase luni, am preluat coordonarea întregii activități printr-un model de full marketing outsourcing, construit pe principii Lean: costuri controlate, procese simple, măsurare și îmbunătățire continuă.

Rezultatele au fost concrete: 257 de lead-uri urmărite, 40 de clienți noi și contracte semnate în valoare de peste 387.000 lei.

Iată cum am ajuns aici.

Punctul de plecare: marketing activ, dar fără control asupra rezultatelor

Compania investea în marketing de mai mulți ani. Avea un website funcțional, campanii Google Ads administrate de o agenție externă, pagini de social media și o bază importantă de clienți.

Problema era lipsa unui sistem unitar de măsurare.

Auditul inițial a evidențiat câteva probleme importante:

• Buget fără control centralizat. Cheltuielile erau aprobate și plătite individual, fără o evidență lunară care să arate cât se investește și ce rezultate produce fiecare canal.
• Lead-uri fără trasabilitate. Solicitările veneau prin formulare, telefon și email, dar nu erau înregistrate într-un sistem comun.
• Campanii fără măsurarea corectă a conversiilor. Google Ads acumulase 2,8 milioane de afișări, dar nu înregistra conversii valide. Costul per lead raportat era de 305 lei.
• Website cu performanță redusă. Rata de conversie era de numai 1,04%, iar abandonul în etapele funnelului ajungea la 92–96%.
• Bază de clienți insuficient valorificată. Email marketingul, unul dintre canalele cu costuri reduse pentru o companie cu portofoliu existent, era aproape neutilizat.

La toate acestea se adăuga o problemă de management: nimeni nu putea spune cu precizie câți clienți proveneau din marketing și cât costase atragerea lor.

Prima decizie: organizăm marketingul înainte să investim în campanii

Una dintre cele mai frecvente reacții atunci când rezultatele de marketing sunt slabe este creșterea bugetului sau schimbarea agenției.

Noi am început cu organizarea.

În ianuarie 2026, am alocat 13 zile de lucru și un buget de 3.000 lei pentru construirea infrastructurii de marketing. Nu am investit în publicitate plătită.

1. Am creat un sistem unic de evidență a lead-urilor

Toate solicitările comerciale au început să fie centralizate, indiferent dacă proveneau din website, email, telefon sau campanii.

Pentru fiecare lead am stabilit câteva informații obligatorii: sursa, data, serviciul solicitat, nivelul de calificare, oferta transmisă și rezultatul comercial.

Am introdus o clasificare A/B/C/D pentru calificarea solicitărilor și un responsabil pentru validarea datelor.

Acest proces ne-a permis să urmărim parcursul unui potențial client, de la prima interacțiune până la semnarea contractului.

2. Am introdus un buget lunar cu plafon și sold

Am construit un instrument de raportare partajat cu managementul companiei, în care puteau fi urmărite cheltuielile pe canale, bugetul disponibil, lead-urile generate, ofertele și contractele semnate.

Am separat cheltuielile de achiziție, precum publicitatea, de cele de suport, precum grafica, producția video, dezvoltarea web sau coordonarea.

Această distincție este importantă. Costul unui lead trebuie raportat la cheltuiala de achiziție, în timp ce eficiența întregului departament de marketing trebuie evaluată folosind costul total.

3. Am organizat o echipă flexibilă, fără un departament intern suplimentar

Am ales un model de externalizare completă a marketingului.

Marketomize a coordonat strategia, bugetele, furnizorii, implementarea și raportarea. Activitățile recurente au fost gestionate intern, iar pentru PPC, grafică, web și producție video am lucrat cu specialiști externi, în funcție de necesități.

Am negociat din timp condițiile de colaborare pentru a avea costuri previzibile și capacitatea de a ajusta resursele fără cheltuieli fixe suplimentare.

De unde au venit rezultatele: mai multe canale, activate în etape

După organizarea infrastructurii, am început să dezvoltăm sursele de lead-uri.

Nu am activat toate canalele simultan. Am prioritizat oportunitățile cu costuri reduse și am investit progresiv în atragerea de clienți noi.

Reactivarea bazei de clienți existente

Prima oportunitate era chiar în interiorul companiei.

În ianuarie, comunicarea prin email către baza existentă a generat 34 de lead-uri.

În februarie, o campanie de fidelizare și upselling a produs:

• 48 de lead-uri;
• 16 acte adiționale semnate;
• 33.528 lei venituri confirmate;
• zero buget de publicitate plătită.

A fost una dintre cele mai eficiente acțiuni ale proiectului și a demonstrat valoarea comercială a unei baze de clienți gestionate corect.

Construirea unui funnel pentru clienți noi

Pentru atragerea de clienți noi, am dezvoltat un sistem care combina conținutul util, publicitatea în Google Search și automatizările de email.

Am creat un ghid de conformitate, oferit gratuit în schimbul datelor de contact, și un landing page dedicat. Am integrat programarea întâlnirilor prin Calendly și funcționalități de live chat.

Campania de distribuire a ghidului a înregistrat 13.581 de emailuri trimise, o rată de livrare de 96,2%, o rată de deschidere de 29,6%, 391 de clickuri și aproximativ 300 de descărcări.

În paralel, am dezvoltat campanii pentru segmente profesionale specifice, precum contabilitate, farmacii și lichidatori, adaptând mesajele la nevoile fiecărui public.

Testare rapidă, fără risipă de buget

Un principiu important al abordării Lean este să testezi la scară mică înainte de a investi semnificativ.

Am aplicat această regulă inclusiv în campaniile care nu au funcționat.

O campanie tematică de 8 Martie a generat un singur lead necalificat și a fost oprită. Un test pentru segmentul retail ne-a determinat să mutăm atenția către industriile în care serviciile companiei răspundeau unor obligații legale clare.

Am testat inclusiv LinkedIn Ads și Meta Ads cu bugete foarte mici, pentru a evalua potențialul înaintea unor investiții mai mari.

În același timp, am optimizat infrastructura tehnică. De exemplu, migrarea platformei de email a presupus o investiție inițială de 2.600 lei, după care costul recurent a ajuns la 50 lei pe lună.

Rezultatele după șase luni de marketing externalizat

La finalul perioadei ianuarie–iunie 2026, am putut evalua rezultatele întregului sistem, nu doar performanța unor campanii individuale.

Toate valorile financiare sunt exprimate fără TVA.

Costul per lead a scăzut de la 305 lei la aproximativ 203 lei, o reducere de 33%.

Pentru fiecare leu cheltuit în marketing, compania a semnat contracte în valoare de aproximativ 3,8 lei.

O precizare importantă: acest raport nu reprezintă profit sau ROI financiar net. Compară valoarea contractelor semnate cu cheltuiala totală de marketing, fără a deduce costurile de prestare a serviciilor și fără a presupune că toate sumele contractate au fost deja încasate.

La 30 iunie, compania mai avea în lucru 124 de oferte, cu o valoare cumulată de aproximativ 3,85 milioane lei. Acestea reprezentau oportunități comerciale, nu venituri realizate.

De ce a crescut costul per lead în trimestrul al doilea?

Un detaliu interesant este că, deși rezultatul cumulat a fost pozitiv, costul per lead a crescut de la 132 lei în primul trimestru la 289 lei în al doilea.

Privită izolat, evoluția ar putea părea o deteriorare a performanței.

Explicația este însă în structura campaniilor.

În primul trimestru, am valorificat în principal baza existentă de clienți, prin email marketing, la costuri marginale foarte mici.

În al doilea trimestru, am investit în construirea unui sistem de atragere a clienților noi, folosind inclusiv canale plătite.

Cele două categorii de lead-uri au costuri de achiziție diferite.

Acesta este și motivul pentru care am urmărit rezultatele pe cohorte, în funcție de luna în care fiecare lead a intrat în sistem. Într-un business cu un ciclu de vânzare de două-trei luni, raportarea exclusiv la rezultatele imediate ale unei luni poate conduce la concluzii greșite.

Ce am fi putut face mai bine

Un studiu de caz util trebuie să arate și ce nu a funcționat conform planului.

Prima observație privește distribuția bugetului. Doar 51% din cheltuiala totală a fost alocată canalelor de achiziție, restul fiind direcționat către coordonare, infrastructură și activități de suport.

Pentru o etapă de creștere, obiectivul nostru este ca aproximativ 65–70% din buget să poată fi direcționat către achiziție, atunci când infrastructura operațională permite acest lucru.

A doua limitare a fost lipsa unui sistem dedicat de call tracking. Aproximativ 21% dintre lead-uri au provenit din apeluri telefonice, iar atribuirea lor s-a bazat pe informațiile declarate de potențialii clienți. Această metodă este utilă, dar mai puțin precisă decât urmărirea tehnică a sursei apelurilor.

În plus, coordonarea unei companii fără procese de marketing bine definite a necesitat mai multe ore decât estimasem inițial.

Aceste observații ne-au ajutat să îmbunătățim modul în care dimensionăm bugetele, resursele și etapele de implementare în proiectele următoare.

Ce rămâne în companie după externalizarea marketingului?

Un avantaj important al acestui model este că organizația nu rămâne dependentă exclusiv de activitatea unei agenții.

La finalul proiectului, compania avea proceduri de lucru, evidența bugetelor, reguli de calificare a lead-urilor, baze de date segmentate, materiale de conținut, un program de recomandări și un sistem de raportare.

Managementul putea evalua performanța furnizorilor și putea corela cheltuielile de marketing cu rezultatele comerciale.

Aceste instrumente rămân utile indiferent cine va implementa viitoarele campanii.

Ce pot învăța antreprenorii din acest studiu de caz?

Marketingul poate consuma bugete importante fără ca managementul să aibă o imagine clară asupra eficienței investiției.

În acest proiect, cea mai importantă schimbare a fost introducerea unui sistem care a făcut rezultatele vizibile și comparabile.

Am redus costul per lead, am dezvoltat canale noi de achiziție, am valorificat baza existentă de clienți și am construit o infrastructură care permite decizii bazate pe date.

Iar toate acestea au fost realizate printr-o echipă externalizată, cu un buget lunar plafonat, executat în medie în proporție de 82%.

Dacă investești deja în marketing, începe prin a verifica trei lucruri: cât cheltuiești, câți clienți generezi și cât te costă fiecare client nou.

De aici începe un marketing mai eficient.

Vrei să afli cât de eficient este marketingul companiei tale?

La Marketomize, ajutăm companiile să își organizeze și să își coordoneze activitatea de marketing, de la strategie și bugetare până la implementare și măsurarea rezultatelor.

Discutăm despre obiectivele tale, analizăm ce funcționează și identificăm unde se poate reduce risipa.

Hai să discutăm despre marketingul companiei tale. Trimite-ne un email pe hello@marketomize.ro